«Этот проект показал наши слабые стороны — как компании и как команды»

В феврале 2019 года мы решили открыть нашу первую кофейню-пекарню Coffee Machine Bakery, и уже в ноябре сделали это. Что нам пришлось пережить за эти 9 месяцев? Непосредственные участники событий готовы признаться, как придумывали, создавали, искали и не сдавались, плакали и смеялись.

Рассказывают: генеральный директор Дмитрий Лутченко, директор по маркетингу Анастасия Сивкова, стартап-менеджер Альбина Кравцова, шеф-повар Сергей Леванов и шеф-кондитер Максим Бахвалов.

С ЧЕГО ВСЁ НАЧАЛОСЬ

Дмитрий: «Идея сделать новый проект появилась давно. Мы хотим действовать на более традиционном рынке, не только для автомобилистов. Но это рынок с высокой конкуренцией, во Владивостоке открывается много заведений.

И вот на горизонте появились франчайзи, которые хотели открыть классическую «Кофемашину» в городе, а мы не могли дать им такую возможность (во Владивостоке достаточно наших автокафе), но предложили рассмотреть новый формат. Наши желания пересеклись, и всё получилось так, как мы хотели, — место в самом центре города, первая линия, приличная площадь. Правда, сначала мы даже не представляли, что проект будет настолько масштабным. Но когда нашлось помещение, выросли и амбиции».

Настя: «Нас обрадовали в феврале 2019-го — нашлось классное помещение в центре Владивостока! Приехав туда впервые, мы увидели разруху — историческое здание внутри отделано пластиком, всё разломано, но не до конца. Сквозь это безобразие выглядывала потрясающая старинная кирпичная кладка. Мы сразу решили, что не будем её скрывать. Впоследствии оказалось, что в первом зале она плохо сохранилась, но мы оставили её во втором».

Сергей: «Мы хотели создать кондитерскую-пекарню, потому что в городе немного заведений, где подают достойную выпечку, настоящие круассаны, интересные авторские десерты. Ближайшая к нам страна, которая в этом преуспела, — Южная Корея. И в конце февраля мы отправились в Сеул —вдохновляться идеями для будущей кофейни. Эта поездка действительно сильно нам помогла, потому что, насытившись интересностями там, мы смогли воплотить многое в нашей пекарне».

Настя: «В Сеуле, кроме еды и кофе, меня лично интересовали интерьерные решения, и эта поездка принесла много идей. Например, столы и стулья с высокой посадкой, зонирование не только мебелью, но и разной отделкой на полу — казалось бы, это довольно очевидные решения, но, когда ты видишь это в реальной кофейне, то ставишь мысленно галочку “надо это сделать”».

КАК МЫ ПРОВЕЛИ АРЕНДНЫЕ КАНИКУЛЫ

Дмитрий: «У нас сразу были очень ограниченные сроки для запуска, потому что аренда высокая, а арендные каникулы (период, когда помещение уже в нашем пользовании, но мы за него ещё не платим) — всего 2 месяца. Если бы я принимал решение сейчас, то наплевал бы на каникулы и взял минимум 3 месяца на проектные работы — определиться с концепцией, с меню, с оборудованием, отсметить всё и только потом действовать. Но тогда… Тогда мы срочно приступили к реализации проекта и доделывали планировку в процессе, чтобы побыстрее начать стройку».

Настя: «Нам дали 2 месяца арендных каникул, но только создание архитектурного альбома обычно занимает 2-3 месяца. Сначала делается визуализация помещения, и только после согласования (то есть после множества правок от нас, двинутых перфекционистов) вычерчиваются все коммуникации — электричество, вода. Когда начинается стройка, всё происходит в обратном порядке — сначала делают разводку всех коммуникаций, а потом остальное.

Но нам приходилось работать параллельно. Как только мы согласовывали визуализацию одного зала — архитекторы оперативно рисовали коммуникации, отдавали проект строителям в работу и приступали к визуализации следующего помещения. Мы не могли вносить в проект существенных изменений, и это было проблематично. Когда ты видишь картину целиком — всё проще, у нас же картина вырисовывалась по частям».

Дмитрий: «Вот тут и была наша главная ошибка — смета выросла практически в 2,5 раза. В определённый момент, летом, у наших франчайзи просто закончились деньги, и проект заморозился почти на 2 месяца. Это сильно сбило нас с ритма, до этого мы чётко придерживались плана, а тут появилась неопределённость, все расслабились».

КОРОТКО О СТРОЙКЕ

Настя: «Дизайнеры нам сразу говорили: “Вы откроетесь в конце сентября!”

“Конец июня, максимум середина июля”, — отвечали наивные (или самоуверенные) мы. Но в какой-то момент стройка встала. И даже когда возобновилась, было ощущение, что она не закончится никогда. Ещё за две недели до технического открытия мы отрабатывали блюда на кухне, а весь зал был в ремонте, но потом всё лихо закрутилось — и мы успели.

Альбина: «На мне лежало взаимодействие с дизайнерами, подрядчиками, поставщиками, контроль всех процессов стройки. Над проектом работало более 10 узкопрофильных специалистов, и, конечно, иногда всё шло не по плану. Один из таких случаев: нам установили многотонную барную стойку, состоящую из металлоконструкции и настоящего бетона. А потом на объект вышли другие подрядчики, и кто-то из них сколол бетонные углы стойки. Было забавно наблюдать, как каждый пытался оправдать себя, но, к счастью, в итоге мы вместе с исполнителями нашли решение этой проблемы».

КРУТОЙ ПОЛУЧИЛСЯ ДИЗАЙН

Дмитрий: «Именно дизайн гости хвалят в первую очень. Наши дизайнеры-архитекторы уловили суть и сделали всё, как мы себе представляли. Между “дёшево или красиво” мы сами выбрали второе. Правда, не ожидали, что получится настолько красиво — на бешеные суммы!»

Максим: «Фишка нашей кофейни — открытая пекарня, которая просматривается из зала. Гости через стекло могут наблюдать, как кондитеры готовят выпечку и десерты. Никто не разглядывает их навязчиво, зато многим нравится наша открытость. И вообще, один из последних трендов в индустрии гостеприимства — это заведения с так называемой open kitchen. Мы работаем с соблюдением самых строгих санитарных норм, поэтому нам незачем скрывать свою работу. Кроме того, это просто красиво».

НЕСКОЛЬКО КРУГОВ АДА — И МЫ НАШЛИ КЛАССНУЮ ПОСУДУ

Настя: «Во Владивостоке всего несколько магазинов, которые работают с ресторанами, в них большинство заведений нашего города и покупают посуду. Я тоже заходила туда, рассматривала всё и вспоминала, в каких заведениях уже видела эти кружки, а в каких — тарелки. И понимала, что с той высокой планкой, которую мы сами установили в своих головах, покупать посуду во Владивостоке — не наш вариант. 

В начале апреля мы побывали на крупной выставке в Шанхае. Там было столько крутой посуды, что у меня появилась уверенность — мы легко найдём свою. Я набрала гору каталогов и визиток, вернулась домой и начала писать поставщикам — 60% ответили, что всё-таки не смогут доставить заказ в Россию. Те ребята, чьи кружки я хотела больше всего, могли, но оказалось, что налог на этот груз почти равен стоимости самого груза, а ведь ещё нужно платить за доставку и страховку.

В итоге посуду и приборы мы заказывали в разных местах. Например, кружки — напрямую из московской крафтовой керамической мастерской Agami Ceramics. Так как мы почти всё время находились в состоянии «откроемся через две недели», действовать нужно было быстро, и я заказала кружки, которые никогда не трогала. А ведь сама ставила себе задачу: всё, до чего дотрагивается человек, должно быть очень приятным тактильно, чтобы он чувствовал — ему здесь комфортно, здесь о нём заботятся. Это было супертревожно! Я тряслась, пока кружки шли к нам, и трясущимися руками разрывала упаковку, когда мы их получили. Достала, потрогала и выдохнула.

Коллеги до сих пор подшучивают надо мной на тему того, сколько мы потратили на посуду, — много! Чего только стоили итальянские приборы, которые я увидела на выставке в Шанхае, но в итоге нашла и заказала через нашего поставщика. Это уровень не кофеен, а гастропабов».

ЭПИЧНАЯ ВСТРЕЧА С ВИТРИНОЙ

Альбина: «Самая забавная ситуация в подготовке к открытию связана с нашей большущей и красивущей витриной, которую мы заказали в Шанхае.

Для того чтобы принять груз у транспортной компании, мы вызвали 10 грузчиков. Он прибыл в жёсткой упаковке (обрешётке), весил 360 кг, а в ширину достигал около 88 см, при том, что дверные проёмы у нас — 90 см. Затащить витрину в помещение грузчикам помогали все мужчины, которые были в этот момент на объекте. И тут мне позвонили из транспортной компании и сообщили, что перепутали груз и вместо нашего оборудования нам достались автомобильные запчасти… Все смеялись очень долго и очень горько».

КАК МЫ ХОДИЛИ В КОНКУРЕНТНУЮ РАЗВЕДКУ

Настя: «В апреле на протяжении нескольких недель мы каждое утро выбирали новое место для завтрака и отправлялись туда рабочей группой. Смотрели на ассортимент, на цены, на подачу и видели всё с новой стороны даже в знакомых заведениях.

Например, мы хотели ввести сырники, поэтому пробовали почти во всех местах, где их готовят. Анализировали, почему они вкусные или, наоборот, эти слишком жирные, запечённые были бы лучше, а эти выигрывают за счёт домашнего варенья.

Много рассуждали об альтернативных способах заваривания кофе. В одном заведении мы впятером ждали свои напитки 40 минут. Мы понимали, что не можем позволить себе 40 минут нести гостю кофе, поэтому остановились всего на двух способах для любителей альтернативы — популярный пуровер (воронка) и фильтр-кофе, который можно подать очень быстро, потому что он заваривается заранее и стоит в специальном термосе, не меняя своих вкусовых качеств».

ПРО ПЕРСОНАЛ

Дмитрий: «Так как открытие всё время сдвигалось, то и персонал мы набирали несколько раз. Особенно сложно было найти сотрудников в конце сентября — студенты только приехали на учёбу, им было не до работы».

Максим: «Кондитеров мы набирали долго и упорно. Искали в первую очередь тех, кто не боится работать за рамками сложившихся вкусовых стереотипов. Некоторых претендентов в кондитеры смущала открытость нашего рабочего пространства — не каждый может понять и выдержать стандарты работы, заданные “открытой кухней”, ведь в таких условиях от гостей ничего не скроешь. И мы не работаем с теми, кто неопрятно ведёт себя на производстве. Нам удалось найти людей, которые не только хотят развиваться в своём направлении, но и действительно получают удовольствие от работы».

ЧТО В МЕНЮ

Сергей: «Кухню мы разрабатывали под новый формат, но не хотели совсем уходить от меню классической “Кофемашины”, поэтому оставили достаточно знакомых нашим гостям позиций. В процессе создания первой версии меню было много отработок различных блюд и утверждалось только то, что нравилось абсолютно всем участникам рабочей группы. Мы не брали даже те блюда, голоса за которые распределялись в соотношении 80/20 — только 100-процентное “да” всей команды.

Максим: «Нашей главной целью сразу были настоящие круассаны — пышные, только с натуральным сливочным маслом высшей категории, без грамма улучшителей и готовых смесей для теста».

ПРО ТЕХНИЧЕСКОЕ ОТКРЫТИЕ

Настя: «Мы пригласили друзей и знакомых, которые могли бы дать нам честную обратную связь, но отнестись с пониманием к возможным ошибкам. Первыми в кофейню пришли сотрудники нашего офиса — сошлись на том, что всё было очень плохо. Некоторые ждали свой заказ 2 часа! В такой ситуации нас бы даже друзья не поняли. Тогда мы ещё не до конца понимали, что сделали неверный выбор управляющего, поэтому в первый день технического открытия было ощущение, что ни кухня, ни персонал ничего не знали об открытии и не подготовились. Но команда подсобралась, например, наш стартап-менеджер Альбина помогала ребятам выносить блюда в зал. Уже на следующий день, когда пришли знакомые и друзья, было намного лучше».

Дмитрий: «Более хаотичного открытия у меня в жизни не было. До этого я открывал кафе и ресторан, но было легче. Мы открылись и через два дня уволили управляющего, который все силы тратил на самопрезентацию. Срочно привлекли нашего руководителя производства Антона Медведева с опытом запуска объектов, он быстро включился в работу и привел дела в порядок. Был полный хаос, и в этом хаосе всё как-то родилось.

После технического открытия у меня было ощущение, что это фиаско, хуже быть не может. Когда первые гости писали положительные отзывы, я думал: “Да куда вы смотрите, всё ведь плохо!” Но всё же это подбадривало».

Настя: «А потом мы закрылись на доработки — несколько дней работали с персоналом и доделывали всякие мелочи, их оказалось немало: крючки для сумок, стульчики для детей, пояснения, как открывать модный кран. Забавно, что было тепло, и никто не думал про вешалки, а за день до технического открытия похолодало и мы спохватились — люди же придут в верхней одежде! Экстренно нашли через знакомых рейл, принесли плечики.

ПРАЗДНИЧНОЕ ОТКРЫТИЕ СО ВТОРОЙ ПОПЫТКИ

Настя: «Потом мы открылись, отработали ещё неделю и готовились к праздничному открытию. Дали везде рекламу, пригласили блогеров, заказали шары, фотобудку и другие праздничные атрибуты. А вечером накануне праздника, за 20 минут до закрытия, у нас выключили свет».

Альбина: «Мы с коллегами были на объекте, доделывали последние штрихи, когда резко погас свет. Это был вечер пятницы, жуткий ливень. Мы надеялись, что неполадки быстро устранят, но зря. Оказалось, что ремонтники, трудившиеся у соседнего здания, повредили силовой кабель, который замурован на несколько метров в землю. Той ночью не спала вся команда — мы были на связи и обзванивали все аварийные службы города».

Настя: «Утром стало понятно, что свет нам не дадут. Мы приняли решение не открываться на генераторах, чтобы не работать вполсилы, и сообщили в соцсетях, что вынуждены перенести праздничное открытие. Нам по-дружески помогли соседи из магазина подарков «Сундук» — мы пришли к ним со своим термосом, заварили фильтр-кофе и угощали тех, кто не знал об отмене и всё-таки пришёл в кофейню в этот день. Подрядчики и гости отнеслись к ситуации с пониманием, писали слова поддержки в комментариях и сообщениях — всё это придавало сил и очень вдохновляло нас.

Праздничное открытие случилось спустя неделю. Всё было к лучшему — наши ребята ещё больше сработались и были готовы к большому потоку гостей. А их было много, кажется, весь день у бара стояла очередь, она быстро двигалась, но не заканчивалась. Люди были довольны и впечатлены. Они не ожидали от нас ничего подобного, поэтому их реакция была примерно такой: “Так вы и такое можете — ничего себе!” Было круто».

ПРО ФРАНЧАЙЗИ

Дмитрий: «Франчайзи, с которыми мы открыли кофейню, — классные ребята! Думаю, что ни с кем другим не получилось бы реализовать это проект. Дизайн, концепция, планировка — им сразу нравилось всё, что мы предлагали. У нас обнаружилось какое-то духовное родство и полное совпадение во вкусах и во взглядах — на персонал, на сервис, на вещи. Административные трудности с собственниками и соседними помещениями, постепенно растущие затраты, необходимость что-то докупать и менять после технического открытия — Сергей и Марина героически справлялись со всем».

ПРО РАБОТУ КОМАНДЫ

Дмитрий: «Я не справился с управлением проектом — действовал слишком рискованно. Как самый опытный человек в команде, я должен был предусмотреть увеличение сметы, разглядеть, что управляющий не справляется, наладить более эффективное взаимодействие в рабочей группе.

Этот проект показал все наши слабые стороны — как компании и как команды. Но при этом помог раскрыть наши способности и принёс очень ценный опыт. Каждый сделал серьёзный выход из зоны комфорта. Coffee Machine Bakery — это полноценная европейская кофейня, это другой уровень, который требовал от нас других компетенций. Запуск проекта и дальнейшая работа с ним выведет и нашу команду на другой уровень».

О НАШИХ ЧУВСТВАХ

Дмитрий: «Пожалуй, это самый крутой проект, с которым я был связан. Проект, которым хочется гордиться, — красивый, лаконичный, востребованный».

Настя: «Когда я впервые увидела то, что мы построили, — расплакалась. Нереальное чувство — всего этого не существовало, мы с командой это придумали и только мы видели это в своих головах, больше никто! Причем даже мы видели это по кусочкам. Уверена, что шеф-повар полностью представлял себе кухню, а я — нет, но я чётко представляла себе остальные помещения, которые будут видеть гости. И вдруг я захожу, а всё это существует. Там люди, они рады, они говорят, что им вкусно. Это невероятно!»

А ЧТО СЕЙЧАС?

Дмитрий: «Сейчас всё идёт по плану. Наполненность зала, выручка, окупаемость — всё, как мы запланировали, если не считать, что в наш план не входил первый месяц хаоса. Тем не менее, у нас была нижняя и верхняя планка — уровень, при котором проект окупается за 3-4 года. Сейчас мы превысили нижнюю границу, в будни держимся ближе к середине.

Экспериментируем над меню, в ближайшие полгода намерены постоянно его менять. Мы тестируем концепцию, и уже сейчас видно, что перспектива есть, проект рабочий, он интересен людям и будет работать в других городах».