fbpx
8 800 250 45 40 служба контроля качества
Все новости
15 Фев 2020

«Этот проект показал наши слабые стороны — как компании и как команды»

В феврале 2019 года мы решили открыть нашу первую кофейню-пекарню Coffee Machine Bakery, и уже в ноябре сделали это. Что нам пришлось пережить за эти 9 месяцев? Непосредственные участники событий готовы признаться, как придумывали, создавали, искали и не сдавались, плакали и смеялись.

Рассказывают: генеральный директор Дмитрий Лутченко, директор по маркетингу Анастасия Сивкова, стартап-менеджер Альбина Кравцова, шеф-повар Сергей Леванов и шеф-кондитер Максим Бахвалов.

С ЧЕГО ВСЁ НАЧАЛОСЬ

Дмитрий: «Идея сделать новый проект появилась давно. Мы хотим действовать на более традиционном рынке, не только для автомобилистов. Но это рынок с высокой конкуренцией, во Владивостоке открывается много заведений.

И вот на горизонте появились франчайзи, которые хотели открыть классическую «Кофемашину» в городе, а мы не могли дать им такую возможность (во Владивостоке достаточно наших автокафе), но предложили рассмотреть новый формат. Наши желания пересеклись, и всё получилось так, как мы хотели, — место в самом центре города, первая линия, приличная площадь. Правда, сначала мы даже не представляли, что проект будет настолько масштабным. Но когда нашлось помещение, выросли и амбиции».

Настя: «Нас обрадовали в феврале 2019-го — нашлось классное помещение в центре Владивостока! Приехав туда впервые, мы увидели разруху — историческое здание внутри отделано пластиком, всё разломано, но не до конца. Сквозь это безобразие выглядывала потрясающая старинная кирпичная кладка. Мы сразу решили, что не будем её скрывать. Впоследствии оказалось, что в первом зале она плохо сохранилась, но мы оставили её во втором».

Сергей: «Мы хотели создать кондитерскую-пекарню, потому что в городе немного заведений, где подают достойную выпечку, настоящие круассаны, интересные авторские десерты. Ближайшая к нам страна, которая в этом преуспела, — Южная Корея. И в конце февраля мы отправились в Сеул —вдохновляться идеями для будущей кофейни. Эта поездка действительно сильно нам помогла, потому что, насытившись интересностями там, мы смогли воплотить многое в нашей пекарне».

Настя: «В Сеуле, кроме еды и кофе, меня лично интересовали интерьерные решения, и эта поездка принесла много идей. Например, столы и стулья с высокой посадкой, зонирование не только мебелью, но и разной отделкой на полу — казалось бы, это довольно очевидные решения, но, когда ты видишь это в реальной кофейне, то ставишь мысленно галочку «надо это сделать»».

КАК МЫ ПРОВЕЛИ АРЕНДНЫЕ КАНИКУЛЫ

Дмитрий: «У нас сразу были очень ограниченные сроки для запуска, потому что аренда высокая, а арендные каникулы (период, когда помещение уже в нашем пользовании, но мы за него ещё не платим) — всего 2 месяца. Если бы я принимал решение сейчас, то наплевал бы на каникулы и взял минимум 3 месяца на проектные работы — определиться с концепцией, с меню, с оборудованием, отсметить всё и только потом действовать. Но тогда… Тогда мы срочно приступили к реализации проекта и доделывали планировку в процессе, чтобы побыстрее начать стройку».

Настя: «Нам дали 2 месяца арендных каникул, но только создание архитектурного альбома обычно занимает 2-3 месяца. Сначала делается визуализация помещения, и только после согласования (то есть после множества правок от нас, двинутых перфекционистов) вычерчиваются все коммуникации — электричество, вода. Когда начинается стройка, всё происходит в обратном порядке — сначала делают разводку всех коммуникаций, а потом остальное.

Но нам приходилось работать параллельно. Как только мы согласовывали визуализацию одного зала — архитекторы оперативно рисовали коммуникации, отдавали проект строителям в работу и приступали к визуализации следующего помещения. Мы не могли вносить в проект существенных изменений, и это было проблематично. Когда ты видишь картину целиком — всё проще, у нас же картина вырисовывалась по частям».

Дмитрий: «Вот тут и была наша главная ошибка — смета выросла практически в 2,5 раза. В определённый момент, летом, у наших франчайзи просто закончились деньги, и проект заморозился почти на 2 месяца. Это сильно сбило нас с ритма, до этого мы чётко придерживались плана, а тут появилась неопределённость, все расслабились».

КОРОТКО О СТРОЙКЕ

Настя: «Дизайнеры нам сразу говорили: «Вы откроетесь в конце сентября!»

«Конец июня, максимум середина июля», — отвечали наивные (или самоуверенные) мы. Но в какой-то момент стройка встала. И даже когда возобновилась, было ощущение, что она не закончится никогда. Ещё за две недели до технического открытия мы отрабатывали блюда на кухне, а весь зал был в ремонте, но потом всё лихо закрутилось — и мы успели.

Альбина: «На мне лежало взаимодействие с дизайнерами, подрядчиками, поставщиками, контроль всех процессов стройки. Над проектом работало более 10 узкопрофильных специалистов, и, конечно, иногда всё шло не по плану. Один из таких случаев: нам установили многотонную барную стойку, состоящую из металлоконструкции и настоящего бетона. А потом на объект вышли другие подрядчики, и кто-то из них сколол бетонные углы стойки. Было забавно наблюдать, как каждый пытался оправдать себя, но, к счастью, в итоге мы вместе с исполнителями нашли решение этой проблемы».

КРУТОЙ ПОЛУЧИЛСЯ ДИЗАЙН

Дмитрий: «Именно дизайн гости хвалят в первую очень. Наши дизайнеры-архитекторы уловили суть и сделали всё, как мы себе представляли. Между «дёшево или красиво» мы сами выбрали второе. Правда, не ожидали, что получится настолько красиво — на бешеные суммы!»

Максим: «Фишка нашей кофейни — открытая пекарня, которая просматривается из зала. Гости через стекло могут наблюдать, как кондитеры готовят выпечку и десерты. Никто не разглядывает их навязчиво, зато многим нравится наша открытость. И вообще, один из последних трендов в индустрии гостеприимства — это заведения с так называемой open kitchen. Мы работаем с соблюдением самых строгих санитарных норм, поэтому нам незачем скрывать свою работу. Кроме того, это просто красиво».

НЕСКОЛЬКО КРУГОВ АДА — И МЫ НАШЛИ КЛАССНУЮ ПОСУДУ

Настя: «Во Владивостоке всего несколько магазинов, которые работают с ресторанами, в них большинство заведений нашего города и покупают посуду. Я тоже заходила туда, рассматривала всё и вспоминала, в каких заведениях уже видела эти кружки, а в каких — тарелки. И понимала, что с той высокой планкой, которую мы сами установили в своих головах, покупать посуду во Владивостоке — не наш вариант. 

В начале апреля мы побывали на крупной выставке в Шанхае. Там было столько крутой посуды, что у меня появилась уверенность — мы легко найдём свою. Я набрала гору каталогов и визиток, вернулась домой и начала писать поставщикам — 60% ответили, что всё-таки не смогут доставить заказ в Россию. Те ребята, чьи кружки я хотела больше всего, могли, но оказалось, что налог на этот груз почти равен стоимости самого груза, а ведь ещё нужно платить за доставку и страховку.

В итоге посуду и приборы мы заказывали в разных местах. Например, кружки — напрямую из московской крафтовой керамической мастерской Agami Ceramics. Так как мы почти всё время находились в состоянии «откроемся через две недели», действовать нужно было быстро, и я заказала кружки, которые никогда не трогала. А ведь сама ставила себе задачу: всё, до чего дотрагивается человек, должно быть очень приятным тактильно, чтобы он чувствовал — ему здесь комфортно, здесь о нём заботятся. Это было супертревожно! Я тряслась, пока кружки шли к нам, и трясущимися руками разрывала упаковку, когда мы их получили. Достала, потрогала и выдохнула.

Коллеги до сих пор подшучивают надо мной на тему того, сколько мы потратили на посуду, — много! Чего только стоили итальянские приборы, которые я увидела на выставке в Шанхае, но в итоге нашла и заказала через нашего поставщика. Это уровень не кофеен, а гастропабов».

ЭПИЧНАЯ ВСТРЕЧА С ВИТРИНОЙ

Альбина: «Самая забавная ситуация в подготовке к открытию связана с нашей большущей и красивущей витриной, которую мы заказали в Шанхае.

Для того чтобы принять груз у транспортной компании, мы вызвали 10 грузчиков. Он прибыл в жёсткой упаковке (обрешётке), весил 360 кг, а в ширину достигал около 88 см, при том, что дверные проёмы у нас — 90 см. Затащить витрину в помещение грузчикам помогали все мужчины, которые были в этот момент на объекте. И тут мне позвонили из транспортной компании и сообщили, что перепутали груз и вместо нашего оборудования нам достались автомобильные запчасти… Все смеялись очень долго и очень горько».

КАК МЫ ХОДИЛИ В КОНКУРЕНТНУЮ РАЗВЕДКУ

Настя: «В апреле на протяжении нескольких недель мы каждое утро выбирали новое место для завтрака и отправлялись туда рабочей группой. Смотрели на ассортимент, на цены, на подачу и видели всё с новой стороны даже в знакомых заведениях.

Рабочая группа

Например, мы хотели ввести сырники, поэтому пробовали почти во всех местах, где их готовят. Анализировали, почему они вкусные или, наоборот, эти слишком жирные, запечённые были бы лучше, а эти выигрывают за счёт домашнего варенья.

Много рассуждали об альтернативных способах заваривания кофе. В одном заведении мы впятером ждали свои напитки 40 минут. Мы понимали, что не можем позволить себе 40 минут нести гостю кофе, поэтому остановились всего на двух способах для любителей альтернативы — популярный пуровер (воронка) и фильтр-кофе, который можно подать очень быстро, потому что он заваривается заранее и стоит в специальном термосе, не меняя своих вкусовых качеств».

ПРО ПЕРСОНАЛ

Дмитрий: «Так как открытие всё время сдвигалось, то и персонал мы набирали несколько раз. Особенно сложно было найти сотрудников в конце сентября — студенты только приехали на учёбу, им было не до работы».

Максим: «Кондитеров мы набирали долго и упорно. Искали в первую очередь тех, кто не боится работать за рамками сложившихся вкусовых стереотипов. Некоторых претендентов в кондитеры смущала открытость нашего рабочего пространства — не каждый может понять и выдержать стандарты работы, заданные «открытой кухней», ведь в таких условиях от гостей ничего не скроешь. И мы не работаем с теми, кто неопрятно ведёт себя на производстве. Нам удалось найти людей, которые не только хотят развиваться в своём направлении, но и действительно получают удовольствие от работы».

ЧТО В МЕНЮ

Сергей: «Кухню мы разрабатывали под новый формат, но не хотели совсем уходить от меню классической «Кофемашины», поэтому оставили достаточно знакомых нашим гостям позиций. В процессе создания первой версии меню было много отработок различных блюд и утверждалось только то, что нравилось абсолютно всем участникам рабочей группы. Мы не брали даже те блюда, голоса за которые распределялись в соотношении 80/20 — только 100-процентное «да» всей команды.

Максим: «Нашей главной целью сразу были настоящие круассаны — пышные, только с натуральным сливочным маслом высшей категории, без грамма улучшителей и готовых смесей для теста».

ПРО ТЕХНИЧЕСКОЕ ОТКРЫТИЕ

Настя: «Мы пригласили друзей и знакомых, которые могли бы дать нам честную обратную связь, но отнестись с пониманием к возможным ошибкам. Первыми в кофейню пришли сотрудники нашего офиса — сошлись на том, что всё было очень плохо. Некоторые ждали свой заказ 2 часа! В такой ситуации нас бы даже друзья не поняли. Тогда мы ещё не до конца понимали, что сделали неверный выбор управляющего, поэтому в первый день технического открытия было ощущение, что ни кухня, ни персонал ничего не знали об открытии и не подготовились. Но команда подсобралась, например, наш стартап-менеджер Альбина помогала ребятам выносить блюда в зал. Уже на следующий день, когда пришли знакомые и друзья, было намного лучше».

Дмитрий: «Более хаотичного открытия у меня в жизни не было. До этого я открывал кафе и ресторан, но было легче. Мы открылись и через два дня уволили управляющего, который все силы тратил на самопрезентацию. Срочно привлекли нашего руководителя производства Антона Медведева с опытом запуска объектов, он быстро включился в работу и привел дела в порядок. Был полный хаос, и в этом хаосе всё как-то родилось.

После технического открытия у меня было ощущение, что это фиаско, хуже быть не может. Когда первые гости писали положительные отзывы, я думал: «Да куда вы смотрите, всё ведь плохо!» Но всё же это подбадривало».

Настя: «А потом мы закрылись на доработки — несколько дней работали с персоналом и доделывали всякие мелочи, их оказалось немало: крючки для сумок, стульчики для детей, пояснения, как открывать модный кран. Забавно, что было тепло, и никто не думал про вешалки, а за день до технического открытия похолодало и мы спохватились — люди же придут в верхней одежде! Экстренно нашли через знакомых рейл, принесли плечики.

ПРАЗДНИЧНОЕ ОТКРЫТИЕ СО ВТОРОЙ ПОПЫТКИ

Настя: «Потом мы открылись, отработали ещё неделю и готовились к праздничному открытию. Дали везде рекламу, пригласили блогеров, заказали шары, фотобудку и другие праздничные атрибуты. А вечером накануне праздника, за 20 минут до закрытия, у нас выключили свет».

Альбина: «Мы с коллегами были на объекте, доделывали последние штрихи, когда резко погас свет. Это был вечер пятницы, жуткий ливень. Мы надеялись, что неполадки быстро устранят, но зря. Оказалось, что ремонтники, трудившиеся у соседнего здания, повредили силовой кабель, который замурован на несколько метров в землю. Той ночью не спала вся команда — мы были на связи и обзванивали все аварийные службы города».

Настя: «Утром стало понятно, что свет нам не дадут. Мы приняли решение не открываться на генераторах, чтобы не работать вполсилы, и сообщили в соцсетях, что вынуждены перенести праздничное открытие. Нам по-дружески помогли соседи из магазина подарков «Сундук» — мы пришли к ним со своим термосом, заварили фильтр-кофе и угощали тех, кто не знал об отмене и всё-таки пришёл в кофейню в этот день. Подрядчики и гости отнеслись к ситуации с пониманием, писали слова поддержки в комментариях и сообщениях — всё это придавало сил и очень вдохновляло нас.

Праздничное открытие случилось спустя неделю. Всё было к лучшему — наши ребята ещё больше сработались и были готовы к большому потоку гостей. А их было много, кажется, весь день у бара стояла очередь, она быстро двигалась, но не заканчивалась. Люди были довольны и впечатлены. Они не ожидали от нас ничего подобного, поэтому их реакция была примерно такой: «Так вы и такое можете — ничего себе!» Было круто».

ПРО ФРАНЧАЙЗИ

Дмитрий: «Франчайзи, с которыми мы открыли кофейню, — классные ребята! Думаю, что ни с кем другим не получилось бы реализовать это проект. Дизайн, концепция, планировка — им сразу нравилось всё, что мы предлагали. У нас обнаружилось какое-то духовное родство и полное совпадение во вкусах и во взглядах — на персонал, на сервис, на вещи. Административные трудности с собственниками и соседними помещениями, постепенно растущие затраты, необходимость что-то докупать и менять после технического открытия — Сергей и Марина героически справлялись со всем».

Марина и Сергей на праздничном открытии

ПРО РАБОТУ КОМАНДЫ

Дмитрий: «Я не справился с управлением проектом — действовал слишком рискованно. Как самый опытный человек в команде, я должен был предусмотреть увеличение сметы, разглядеть, что управляющий не справляется, наладить более эффективное взаимодействие в рабочей группе.

Этот проект показал все наши слабые стороны — как компании и как команды. Но при этом помог раскрыть наши способности и принёс очень ценный опыт. Каждый сделал серьёзный выход из зоны комфорта. Coffee Machine Bakery — это полноценная европейская кофейня, это другой уровень, который требовал от нас других компетенций. Запуск проекта и дальнейшая работа с ним выведет и нашу команду на другой уровень».

О НАШИХ ЧУВСТВАХ

Дмитрий: «Пожалуй, это самый крутой проект, с которым я был связан. Проект, которым хочется гордиться, — красивый, лаконичный, востребованный».

Настя: «Когда я впервые увидела то, что мы построили, — расплакалась. Нереальное чувство — всего этого не существовало, мы с командой это придумали и только мы видели это в своих головах, больше никто! Причем даже мы видели это по кусочкам. Уверена, что шеф-повар полностью представлял себе кухню, а я — нет, но я чётко представляла себе остальные помещения, которые будут видеть гости. И вдруг я захожу, а всё это существует. Там люди, они рады, они говорят, что им вкусно. Это невероятно!»

А ЧТО СЕЙЧАС?

Дмитрий: «Сейчас всё идёт по плану. Наполненность зала, выручка, окупаемость — всё, как мы запланировали, если не считать, что в наш план не входил первый месяц хаоса. Тем не менее, у нас была нижняя и верхняя планка — уровень, при котором проект окупается за 3-4 года. Сейчас мы превысили нижнюю границу, в будни держимся ближе к середине.

Экспериментируем над меню, в ближайшие полгода намерены постоянно его менять. Мы тестируем концепцию, и уже сейчас видно, что перспектива есть, проект рабочий, он интересен людям и будет работать в других городах».